人事档案管理制度

第一章 总则
第一条 为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。
第二条 员工档案建立范围 
凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。
第二章 员工档案种类及运用
第三条 个人社会档案：我院员工的个人社会档案原则上要求均在济南市人才交流服务中心托管，并随员工工作关系予以转接。
第四条 员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由人事处统一管理，以方便人事处工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。
第五条 公司员工内部档案收集的内容：
1.《员工求职申请表》、《员工入职登记表》、身份证复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件，以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。
2.《劳动合同》、《员工转正申请表》、《员工调动审批表》、《员工校龄晋升申请表》、《员工晋级申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料。
3.《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。
4.员工开具户籍所在地的公安机关办理的无犯罪记录证明。
5.有相关工作经验的员工提供原单位解除劳动合同的证明。
第三章 员工档案收集程序和归档标准
第六条 收集办法：
1.个人社会档案：个人社会档案托管在济南市人才交流服务中心的员工，提出归档申请，由人事处统一向申请人档案所在人才交流服务中心移交员工内部档案信息（包括国家或地方相关部门公示的有关文件，例如高等学校教师资格申请表、高等学校党校教师职称评审表等），以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。
2.员工内部档案：公司新入职员工一律由人事处负责形成公司内部档案。负责档案管理的相关人员应在一周内将上述所列应归档的各类资料进行归档。
第七条 归档标准：
1.归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、 真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。
2.一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖人事处专用章后方可入档。
第四章 员工档案的借阅
第八条 员工档案除学院董事长、分管院领导、人事处负责人及主管人事的人员外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报学院领导审批。
第九条 有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由学院领导签字审批后方予查阅。
第十条 员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。
第十一条 查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。 
第五章 档案的转接
第十二条 员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。
第十三条 员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由人事处负责移存。 
第六章 员工档案的存档期限及销毁要求
第十四条 对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，保存5年(一般员工)—10年(中高层管理人员)后酌情销毁。
第十五条 对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。
第十六条 员工档案编号管理，档案编号要具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。
第十七条 员工档案的销毁由人事处负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。 
第七章 员工档案管理人员的职责
1.忠于职守，严格执行档案法规及学院相关制度，维护员工档案的真实性。
2.按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。
3.做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。
4.做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。
第十八条 本办法自印发之日起执行。
                                                                                                                二〇一五年七月十日